Håndtering af personlige oplysninger

Her kan du læse om, hvordan vi håndterer dine personoplysninger.

Vi beskytter din personlige integritet

For os er det vigtigt, at dine personoplysninger og din personlige integritet beskyttes korrekt.

Denne informationstekst gælder for dig, der er kunde hos Q8 Danmark A/S (’vi’ eller ’os’), dvs. dig, der for eksempel har købt forsikring, fyringsolie, handlet på Q8 eller F24 stationer eller har vores betalingskort. Q8 Danmark A/S er en del af OKQ8 Scandinavia.

Formålet med denne tekst er, at du skal kunne forstå, hvad vi gør med dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har. Vi er forpligtet til at informere om dette ifølge dansk og europæisk databeskyttelseslovgivning. Informationen er en del af ledelsesberetningen i årsrapporten for Q8 Danmark A/S og er udarbejdet jf. Årsregnskabsloven §99d.

Denne generelle informationstekst har ikke til hensigt at erstatte andre informationstekster eller samtykker, som du måtte give os. Indholdet i denne information kan blive ændret med tiden. Læs derfor informationen igen, hver gang du har overvejelser vedrørende brugen af dine personoplysninger.

Hvem har ansvar for mine personoplysninger?

Når du køber nogen af vores produkter eller serviceydelser, er det Q8 Danmark A/S, der er dataansvarlig for de personoplysninger og behandlinger, som udføres i forbindelse med kundeforholdet mellem dig og os.

Q8 Danmark A/S har udnævnt en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren holder øje med, at vi behandler dine personoplysninger på lovlig vis. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på dso@okq8.se.

Hvor kommer mine personoplysninger fra?

Den primære kilde til personoplysninger om dig er dig selv, dvs. oplysninger, du giver os i forbindelse med, at du køber varer eller bruger tjenesteydelser, eller når du i anden sammenhæng bliver anmodet om at give os oplysninger, såsom navn, fødselsdato, CPR-nummer, faktura- og leveringsadresse, e-mailadresse eller mobiltelefonnummer.

Ud over de oplysninger, du selv giver os, kan vi også indhente personoplysninger om dig fra følgende kilder:
Personoplysninger om dig opstår ved kontakten mellem os og dig. Vi kan for eksempel gemme din sagshistorik eller på anden vis dokumentere din kommunikation med os.
Vi indhenter løbende personoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, såsom private og offentlige registre, f.eks. CPR-registeret.
Oplysninger om dig fra kreditoplysningsfirmaer eller databaser, hvis og i det omfang vi har brug for det og skal indhente kreditoplysninger i forbindelse med de produkter og tjenesteydelser, du har bestilt hos os. Vi vil give dig tydelig besked, hvis disse kreditoplysninger er påkrævet.
Hvis du er indehaver af vores betalingskort, har vi transaktionsoplysninger og andre oplysninger om din brug af kortet.

Hvis du ikke giver de personoplysninger, vi anmoder om, er det ikke sikkert, at vi kan tilbyde dig den tjenesteydelse eller det produkt, du ønsker, eller foretage andre handlinger, som du ønsker. I visse tilfælde kan der være en forpligtelse til at udlevere personoplysninger som følge af lovkrav. Vi vil tydeligt angive, hvornår det er obligatorisk at udlevere en bestemt oplysning, for at du kan bruge eller modtage visse produkter eller tjenesteydelser.

Hvem dine personoplysninger kan blive delt med

Til de nedenfor beskrevne formål kan dine personoplysninger blive delt med andre virksomheder inden for OKQ8 Scandinavia, hvori Q8 Danmark A/S indgår. En sådan behandling er underlagt en aftale, der er udformet på en måde, der beskytter dine rettigheder som registreret. Kontakt kundeservice, hvis du ønsker yderligere information om udveksling af oplysninger inden for OKQ8 Scandinavia. Personoplysninger kan også videregives uden for OKQ8 Scandinavia. Disse modtagere kategoriseres i en af følgende kategorier: Leverandører af varer og tjenesteydelser, samarbejdspartnere eller myndigheder.

Enhver videregivelse af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen, og vi sikrer, at de personoplysninger, der videregives, kun behandles til de formål, hvortil de blev udleveret.

Formål og retsgrundlag for behandling

Dine oplysninger som kunde hos Q8 Danmark A/S behandles til følgende formål og på baggrund af det nedenfor anførte retsgrundlag. Det er vigtigt for os, at du altid er klar over, hvad vi gør med dine personoplysninger, og derfor opdateres listen løbende, når vi indfører nye behandlinger. Du vil få besked om disse ændringer, f.eks. via e-mail.

Formål	Retsgrundlag
Administration af kunderegistre og kundeforholdet (herunder kreditvurdering) vedrørende produkter og tjenesteydelser hos os, herunder: Betalingskort Fyringsolie Forsikring Tjenesteydelser på stationen	For at opfylde den kontrakt, du er part i For at opfylde en retlig forpligtelse Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at kunne tilbyde forskellige betalingsalternativer
Administration af kredit og afbetaling, herunder: Fakturering og kravproces Håndtering i henhold til lovgivning om hvidvaskning af penge Indberetning til skattemyndigheder	For at opfylde den kontrakt, du er part i For at opfylde en retlig forpligtelse
Behandling af betalingskortansøgninger eller kreditansøgninger, herunder: Kreditvurdering Håndtering i henhold til lovgivning om hvidvaskning af penge	For at træffe foranstaltninger på den registreredes anmodning, inden aftalen indgås For at opfylde en retlig forpligtelse
Håndtering af betalingskort og transaktioner, herunder: Kortadministration Fakturering og kravproces Håndtering i henhold til lovgivning om hvidvaskning af penge Indberetning til skattemyndigheder	For at opfylde den kontrakt, du er part i For at opfylde en retlig forpligtelse
Markedsføring (se yderligere oplysninger nedenfor)	Samtykke
Forretningsanalyse og aktivitetsanalyse for at: Forbedre og tilpasse aktiviteter/tjenesteydelser Udarbejde beslutningsgrundlag Udarbejde statistikker	Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at kunne drive omkostningseffektiv og relevant virksomhed
Sikring af adgang til ensartede, opdaterede adresseoplysninger	For at opfylde en retlig forpligtelse, bl.a. vedligeholdelse af nøjagtige registre og data Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at vedligeholde nøjagtige og relevante samt ensartede registre og data
Økonomistyring, bogføring og regnskab	Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at kunne drive omkostningseffektiv og relevant virksomhed
Sagsadministration hos kundeservice	For at opfylde den kontrakt, du er part i For at opfylde en retlig forpligtelse Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at yde effektiv support og sagsbehandling til kunderne
Sikre medarbejdere og kunders sikkerhed, forebygge og undersøge kriminalitet gennem f.eks.kameraovervågning	Afvejning af interesser, hvor vores legitime interesse er at sikre et sikkert miljø for både medarbejdere og kunder

Der kan være situationer, hvor vi er nødt til at indhente dit udtrykkelige samtykke til behandling af personoplysninger, der ikke er dækket af det ovenfor anførte.

Specifikt om vores behandling af dine oplysninger til markedsføringsformål

Som kunde hos os kan du give samtykke til, at vi sender målrettede meddelelser til dig. Du vil derefter modtage information og tilbud, f.eks. månedlige nyhedsbreve eller information om fordele. Disse informationer og meddelelser kan være generelle (sendes til alle kunder) eller målrettede (sendes til dig på baggrund af kundekategori). Vi gemmer også oplysninger om, hvilke meddelelser du har modtaget, og hvordan du har ageret. Disse oplysninger vil ikke blive sammenkørt med andre kilder eller registre eller videregivet til tredjemand, uden at dit samtykke er indhentet først.

I henhold til lovgivningen gælder der særlige regler for visse typer af automatiserede beslutninger, der har juridiske konsekvenser, eller som på tilsvarende vis har væsentlig betydning for dig. Q8 Danmark A/S vil ikke bruge dine oplysninger til sådanne beslutninger, uden at du har fået yderligere besked om det, og dit eventuelle samtykke er blevet indhentet.

Behandling af personoplysninger uden for EU/EØS

Dine personoplysninger kan blive overført til vores leverandører og/eller IT-løsninger uden for EU/EØS. I så fald vil vi træffe de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte dine data, såsom anvendelse af specifikke standardkontraktklausuler, der er udviklet og godkendt af EU, og som sikrer, at overførslen og modtagerens behandling sker i overensstemmelse med gældende love og regler.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Dine personoplysninger gemmes i den periode, der er tilladt i henhold til gældende lov. Ved behandling af personoplysninger, hvor der ikke findes nogen juridisk forpligtelse eller regel, der angiver en bestemt periode for opbevaring, må dine personoplysninger ikke gemmes længere end, hvad der er nødvendigt til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Vi kan gemme oplysninger om dig, også efter at din aftale er ophørt, hvis det er nødvendigt for at fastslå eller forsvare retskrav eller gøre disse gældende. Vi kan også gemme dine oplysninger i en begrænset periode, efter at din aftale er ophørt, med det formål at få dig som kunde hos os igen. Kun oplysninger, der er relevante for de førnævnte formål, vil blive gemt, efter at din aftale er ophørt, og kun så længe det er nødvendigt for at opfylde de respektive formål.

Dine rettigheder

I henhold til EU’s databeskyttelseslovgivning har du som registreret visse lovbestemte rettigheder.

Ret til indsigelse mod direkte markedsføring – du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger om dig til direkte markedsføring. Derefter må personoplysningerne ikke længere behandles til det pågældende formål.
Ret til adgang – du har ret til at få adgang til dine personoplysninger, hvilket betyder, at du har ret til at få bekræftet, om personoplysninger om dig bliver behandlet, og i så fald også få adgang til personoplysningerne og en vis yderligere information om behandlingen.
Ret til berigtigelse, sletning eller begrænsning – du har ret til berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandling af dine personoplysninger og ret til at gøre indsigelse mod behandling.
Ret til at tilbagekalde samtykke – hvis og i det omfang du har givet eksplicit samtykke til en bestemt behandling, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke.
Ret til indsigelse mod afvejning af interesser – når behandling sker på grundlag af en såkaldt afvejning af interesser (dvs. i henhold til artikel 6,1, litra f i GDPR), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling.
Ret til dataportabilitet – du har ret til dataportabilitet, hvilket betyder, at du under visse omstændigheder har ret til at modtage de personoplysninger om dig, som du har givet os, så du kan overføre personoplysningerne til en anden dataansvarlig.
Ret til at klage til myndighederne – du har ret til at klage til din nationale databeskyttelsesmyndighed (i Danmark, Datatilsynet), hvis behandling af dine personoplysninger ikke opfylder kravene i EU’s databeskyttelseslovgivning.

Kontakt

Hvis du ønsker at gøre dine lovbestemte rettigheder gældende, bedes du sende en skriftlig og personligt underskrevet anmodning til kundeservice til adressen herunder. Din anmodning skal indeholde dit fulde navn, personnummer, telefonnummer, en beskrivelse af sagen og din underskrift:

Q8 Danmark A/S
Arne Jacobsens Allé 17
2300 København S
Att.: Kundeservice

Du kan altid kontakte kundeservice, hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at kontakte databeskyttelsesrådgiveren hos Q8 Danmark A/S.