Information til jobansøgere

Til jobansøgere i Q8 Danmark A/S vedrørende behandling af personoplysninger.

Med denne tekst vil vi gerne informere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du søger en stilling i Q8 Danmark A/S. 
Oplysningerne gælder behandling, der dækker alt, hvad vi gør med personoplysninger i forbindelse med din ansøgning om et bestemt job .

For os er det meget vigtigt, at dine personoplysninger og din personlige integritet beskyttes korrekt. I henhold til EU's persondataforordning, GDPR, skal vi give oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Personoplysninger

Personoplysninger er alle oplysninger, der identificerer eller kan identificere dig som person. De personoplysninger, vi behandler, er først og fremmest dem, du selv giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen, fx navn, e-mailadresse, telefonnummer og anbefalinger fra tidligere arbejdsgivere. Det er også oplysninger, som registreres under rekrutteringsprocessen, og som knyttes til dig, når vi fx gennemfører interviews, evalueringer, eventuelle test og referencetagning.

Dataansvarlig

Ifølge GDPR er den dataansvarlige den, der bestemmer formålet med og midlerne til behandling af personoplysninger, og i henhold til GDPR skal den dataansvarliges identitet og kontaktoplysninger angives, når personoplysninger indsamles.
Når du søger om ansættelse, er det den juridiske enhed, i dette tilfælde Q8 Danmark A/S, som du søger ansættelse hos, der er dataansvarlig. Det fremgår klart af annoncen for det job, du ansøger, hvilken juridisk enhed der annoncerer et job, dvs. hvem der derefter er dataansvarlig for behandling af personoplysninger i forbindelse med jobansøgningen. I forbindelse med denne informationstekst refererer "vi" og "os" kun til den dataansvarlige, medmindre andet er åbenbart.
Da ansøgningsskemaet giver dig mulighed for at indsende oplysninger direkte fra LinkedIn eller lignende tjenester, er det dig, der giver os sådanne oplysninger. Vi er naturligvis den dataansvarlige (som angivet i denne informationstekst) for behandling, efter at du har givet os oplysninger ved hjælp af en sådan funktionalitet, men det er LinkedIn eller en anden tilsvarende udbyder, der er den dataansvarlige, indtil du har valgt at give os visse oplysninger. 

Hvor kommer personoplysningerne om dig fra?

De personoplysninger, vi behandler om dig, kommer fra følgende kilder:

A. Du udleverer personoplysninger i din ansøgning og i relaterede dokumenter (typisk ved via digitale tjenester at udfylde og indsende et ansøgningsskema, som vi udleverer).
B. Personoplysninger udarbejdes af os under rekrutteringsprocessen som et resultat af gennemførte interviews, test og evalueringer af dig som kandidat og evaluering af kandidatoplevelsen.
C. Personoplysninger kan indsamles fra de personer, du har angivet som reference, eller de kan stamme fra testvirksomheder, som vi engagerer til gennemførelse af test.
Du kan finde oplysninger om, hvilke personoplysninger der behandles i forbindelse med din stillingsansøgning i næste afsnit herunder.

Bemærk, at når du bruger vores digitale tjenester eller besøger vores websider på internettet, kan vi behandle cookies i henhold til særlige oplysninger herom.

Din afgivelse af personoplysninger er frivillig. Vi har dog brug for personoplysninger for at kunne vurdere dig som kandidat, og manglende oplysninger kan naturligvis påvirke, hvordan vi bedømmer din ansøgning.  

Formål og retsgrundlag

I henhold til GDPR skal vi angive formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger.

Formål 1

Formål: Gennemførelse af rekrutteringsprocessen i forbindelse med et ansøgt job
Retsgrundlag:
Interesseafvejning (legitim interesse, hensyntagen til den registreredes interesser, grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og krav på beskyttelse af personoplysninger (artikel 6, stk.1, litra f i GDPR)

Legitim interesse: At rekruttere medarbejdere for at sikre, at virksomheden drives på hensigtsmæssig vis.
Behandlede personoplysninger: A. De oplysninger, du giver os inden for rammerne af ansøgningsproceduren (fx for- og efternavn, telefonnummer, e-mail, CV, personligt brev, billede, personlig film, testresultater, svar på udvælgelsesspørgsmål, link til og indhold fra LinkedIn-profil)

B. De oplysninger vi opretter inden for rammerne af ansøgningsprocessen (bedømmelse af ansøgere i forhold til andre ansøgere og egnethed til den ansøgte stilling).

C. De oplysninger, vi indsamler fra tredjeparter (testresultater (hvor det er relevant), synspunkter fra referencer (når vi tager sådanne).

 

Formål 2

Formål: Evaluering af (i) rekrutteringsproces og (ii) vores digitale rekrutteringstjenester

(Fx. analyse af rekrutteringsprocessen internt og eksternt, eller hvordan medarbejdere internt har bedømt ansøgeren eller en analyse af valget af kanaler til offentliggørelse af jobannoncer).
Retsgrundlag:
Interesseafvejning (legitim interesse, hensyntagen til den registreredes interesser, grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og krav på beskyttelse af personoplysninger (artikel 6, stk.1, litra f i GDPR)

Legitim interesse: At sikre, at vores virksomhed drives på hensigtsmæssig vis – også med hensyn til rekrutteringsprocessen, herunder brug af digitale tjenester. 
Behandlede personoplysninger: Ifølge formål 1.

 

Formål 3

Formål:

Udarbejdelse af statistikker.

Retsgrundlag:

Interesseafvejning (legitim interesse, hensyntagen til den registreredes interesser, grundlæggende rettigheder og frihedesrettigheder og krav på beskyttelse af personoplysninger (artikel 6, stk.1, litra f i GDPR))

 

Legitim interesse: At have et grundlag i form af statistikker til vurdering af, at vores virksomhed drives på hensigtsmæssig vis.

Behandlede personoplysninger: Ifølge formål 1.

 

Formål 4

Formål: For at overholde diskriminationslovgivningen og andre juridiske forpligtelser og for at forsvare os mod retskrav i forbindelse med en ansættelsesprocedure.
Retsgrundlag:
Behandling af personoplysninger, der er nødvendig for at overholde diskriminationslovgivningen og andre juridiske forpligtelser, er baseret på en juridisk forpligtelse (artikel 6.1.c GDPR)
Med hensyn til forsvaret af retskrav bruger vi interesseafvejningen som retsgrundlag (legitim interesse, som tager hensyn til de registreredes interesser, grundlæggende rettigheder og friheder og krav til beskyttelse af personoplysninger (artikel 6.1.f GDPR).
Behandlede personoplysninger: Ifølge formål 1.

Der kan forekomme situationer, hvor vi kan få brug for at indhente dit samtykke til at indhente yderligere personoplysninger, fx hvis der indgår baggrundstjek i rekrutteringsprocessen.

Kategorier af modtagere 

De modtagere, der får adgang til personoplysningerne, er primært én eller flere chefer i den virksomhed, hvor du søger stillingen. Det er typisk den rekrutterende chef, samt medlemmerne af rekrutteringsteamet, og slutteligt det personale i HR-afdelingen, der behandler eller bistår med rekrutteringer.

Personoplysninger kan også deles med andet personale, både i rekrutteringsfirmaet og i andre virksomheder inden for Q8 og OKQ8-sfæren, hvis dette anses for nødvendigt for at gennemføre rekrutteringsprocessen for den stilling, du har ansøgt om, på en hensigtsmæssig måde. 

Vi kan også dele personoplysninger med tjenesteudbydere, som vi bruger til at gennemføre rekruttering, fx samarbejdspartnere til udførelse af test, hvor det er relevant, referencetagning eller til undersøgelse af ansøgningsoplevelsen. Der kan også være tidspunkter, hvor et rekrutteringsbureau hjælper os i dele af en rekrutteringsproces. I sådanne tilfælde skal der være aftaler på plads, der begrænser modtagernes brug til de formål, som vi har informeret dig om, og som forbyder dem at behandle personoplysninger til andre formål.

Vores brug af digitale tjenester (såsom rekrutteringsværktøjer med mulighed for at ansøge online) betyder, at teknologiudbydere af sådanne teknologier, der bruges af os, kan behandle dine personoplysninger. Disse udbydere engageres, hvor det er relevant med henblik på at levere visse digitale tjenester til os. I sådanne tilfælde skal der være aftaler på plads, der begrænser modtagernes brug til de formål, som vi har informeret dig om, og som forbyder dem at behandle personoplysninger til andre formål, og som pålægger dem tavshedspligt.

I det omfang en myndighed anmoder os om personoplysninger, vil vi efterkomme sådanne anmodninger, hvis det kræves ved lov, fx som led i en sag om forskelsbehandling.

Overførsel uden for EU/EØS

Vores brug af digitale tjenester (såsom rekrutteringsværktøjer med mulighed for, at du kan ansøge online via internettet) betyder, at vi engagerer teknologiudbydere, primært etableret inden for EU/EØS. Disse kan igen engagere underleverandører til forskellige tekniske tjenester. Hvis dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sker en sådan overførsel på grundlag af såkaldte standardkontraktbestemmelser, medmindre der sker en overførsel til et land, for hvilket der foreligger en beslutning fra EU-kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Med hensyn til anvendelsen af standardkontraktbestemmelser for overførsel til tredjelande anvendes modul II inden for rammerne af disse bestemmelser, hvis den leverandør, som vi indgår kontrakt med, er etableret uden for EU, og modul III, hvis leverandøren er etableret inden for EU.
EU-kommissionens beslutninger er tilgængelige bl.a. via tjenesten EUR-Lex. Herunder specifikt Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914 af 4. juni 2021 om standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679. Se mere her

Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger

Til formål 1 ovenfor kan dine personoplysninger opbevares i op til 12 måneder, efter at du har indsendt din ansøgning eller længere, hvis der i denne periode indledes en retssag om ansættelse i en aktuel stilling eller vedrørende en anden juridisk procedure i forbindelse med rekrutteringen. Disse kriterier for opbevaring af personoplysninger er baseret på Datatilsynets praksis.

Dine rettigheder

Ifølge GDPR har du visse lovbestemte rettigheder i forhold til dine personoplysninger, som en dataansvarlig behandler.

  • Ret til information og indsigt – Du har ret til at modtage bekræftelse på, om personoplysninger om dig behandles, og i bekræftende fald også at få adgang til personoplysningerne og visse yderligere oplysninger om behandlingen.
  • Ret til berigtigelse – Hvis du mener, at personoplysningerne vedrørende dig er forkerte eller ufuldstændige, kan du anmode om at få personoplysningerne rettet eller suppleret.
  • Ret til begrænsning – I nogle tilfælde, fx hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen, har du mulighed for at kræve begrænsninger i behandlingen af dine personoplysninger. Ved at anmode om en begrænsning har du i det mindste i en vis periode mulighed for at forhindre os i at behandle personoplysningerne, med undtagelse af fx når det er nødvendigt for os, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
  • Ret til sletning – Du har ret til at kontakte den dataansvarlige og anmode om, at de personoplysninger, som vedkommende behandler, slettes. Vi vil imødekomme en sådan anmodning, medmindre vi har et retsgrundlag for at gøre indsigelse mod sletningen, og vi vil i så fald informere dig herom.
  • Ret til dataportabilitet – Når du har givet personoplysninger i et struktureret, almindeligt brugt og maskinlæsbart format, og behandlingen er baseret på samtykke eller en aftale med dig og behandlingen foretages automatisk, har du ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig. 
  • Ret til at klage til myndighed – Du har ret til at klage til din nationale databeskyttelsesmyndighed (i Danmark Datatilsynet). Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på deres hjemmeside.
  • Ret til at trække samtykke tilbage – Hvis behandlingen dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække et sådant samtykke tilbage (uden at dette berører lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykket, før det blev trukket tilbage).
  • Ret til indsigelse med hjemmel i interesseafvejningsreglen – Når behandling sker på grundlag af den såkaldte interesseafvejningsregel (dvs. i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Hvis vi ikke kan påvise, at der er vægtige legitime grunde til at fortsætte behandlingen af dine personoplysninger eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, skal vi ophøre med behandlingen.
  • Ret til indsigelse mod direkte markedsføring – Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis disse behandles med henblik på til direkte markedsføring. Derefter må personoplysningerne ikke længere behandles til det pågældende formål.

Kontaktoplysninger og yderligere oplysninger

Kontaktoplysninger om den dataansvarlige: 

Q8 Danmark A/S
Arne Jacobsens Allé 7
2300 København S
CVR-nr. 61 08 29 13

Hvis du ikke er sikker på, hvem der er den dataansvarlige, eller ikke har vedkommendes kontaktoplysninger, kan du altid kontakte Q8 Kundeservice for yderligere oplysninger. 

Kontaktoplysninger om databeskyttelsesrådgiveren:

Databeskyttelsesrådgiver OKQ8 
E-mail: dso@okq8.se, 
Postadresse: Databeskyttelsesrådgiver Sveavägen 155, boks 23900, 704 35 Stockholm. 

I tilfælde, hvor den dataansvarlige selv har en anden databeskyttelsesrådgiver, og du ikke modtager kontaktoplysninger om vedkommende på anden vis, kan Q8's databeskyttelsesrådgiver hjælpe dig med at komme i kontakt med vedkommende. 

Hvis du ønsker at gøre dine lovbestemte rettigheder gældende, bedes du kontakte  Q8’s kundeservice. 

Q8 Danmark A/S
Arne Jacobsens Allé 7
2300 København S
Att: Kundeservice

Ønsker du flere oplysninger og mulighed for at downloade vores privatlivspolitik, finder du dem alle her