Oplysninger til dig, der giver referencer

- i forbindelse med jobansøgning

Med denne tekst vil vi gerne informere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du giver referencer vedrørende en jobansøger, der ansøger om ansættelse i Q8 Danmark A/S.

For os er det meget vigtigt, at dine personoplysninger og din personlige integritet beskyttes korrekt. I henhold til EU's persondataforordning, GDPR, skal vi give oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Oplysningerne vedrører behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med, at du giver referencer vedrørende en jobansøger. 

Personoplysninger

Personoplysninger er alle oplysninger, der identificerer eller kan identificere dig som person. De personoplysninger, vi behandler, er dem, du giver os, når du giver referencer, og de kontaktoplysninger, vi har modtaget fra jobansøgeren for at kunne kontakte dig for at tage referencer.

Dataansvarlig

Ifølge GDPR er den dataansvarlige den, der bestemmer formålet med og midlerne til behandling af personoplysninger, og i henhold til GDPR skal den dataansvarliges identitet og kontaktoplysninger angives, når personoplysninger indsamles. Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er Q8 Danmark A/S.

Hvor personoplysningerne om dig kommer fra m.m.

De personoplysninger, vi behandler om dig, kommer fra følgende kilder:

A. Du leverer personoplysninger gennem samtaler med rekrutteringschefen eller tilsvarende eller på portalen til referencetagning ved digital referencetagning (typisk ved at udfylde og indsende svar på spørgeskemaer, som vi leverer).
B. Vi har modtaget kontaktoplysninger og eventuelt andre oplysninger om dig som reference fra en jobansøger.

Du kan finde oplysninger om, hvilke personoplysninger der behandles i næste afsnit.
Bemærk, at når du bruger vores digitale tjenester eller besøger vores hjemmesider på internettet, kan vi behandle cookies i henhold til særlige oplysninger herom.

Din afgivelse af personoplysninger er frivillig. 

Formål og retsgrundlag

I henhold til GDPR skal vi angive formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger.

Formål:

Formål:  Gennemførelse af rekrutteringsprocessen i forbindelse med et ansøgt job, hvor din reference er nødvendig. 
Retsgrundlag:  Interesseafvejning (legitim interesse, hensyntagen til den registreredes interesser, grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og krav på beskyttelse af personoplysninger (artikel 6, stk.1, litra f i GDPR))

Legitim interesse: At rekruttere medarbejdere for at sikre, at virksomheden drives på hensigtsmæssig vis. 
Behandlede personoplysninger:  A. De oplysninger, du giver os i forbindelse med din indsendelse af referencer. 

B. De oplysninger, vi har modtaget fra jobansøgeren, der har opgivet dig som reference. 

 

Kategorier af modtagere

De modtagere, der får adgang til personoplysningerne, er primært én eller flere chefer i den virksomhed, hvor du søger stillingen. Det er typisk den rekrutterende chef, samt medlemmerne af rekrutteringsteamet, og slutteligt det personale i HR-afdelingen, der behandler eller bistår med rekrutteringer.

Personoplysninger kan også deles med andet personale, både i rekrutteringsfirmaet og i andre virksomheder inden for OKQ8-sfæren, hvis dette anses for nødvendigt for at gennemføre rekrutteringsprocessen for den stilling, der er blevet ansøgt om. 

Vi kan også dele personoplysninger med tjenesteudbydere, som vi bruger til at gennemføre rekruttering, fx samarbejdspartnere til, referencetagning. I sådanne tilfælde skal der være aftaler på plads, der begrænser modtagernes brug til de formål, som vi har informeret dig om, og som forbyder dem at bruge personoplysninger til andre formål.
Vores brug af digitale tjenester (fx samarbejdspartnere til digital referencetagning) betyder, at teknologiudbydere af sådanne teknologier, der bruges af os, kan komme til at behandle dine personoplysninger. Disse udbydere engageres, hvor det er relevant, til at levere visse digitale tjenester til os. I sådanne tilfælde skal der være aftaler på plads, der begrænser modtagernes brug til de formål, som vi har informeret dig om, og som forbyder dem at bruge personoplysninger til andre formål, og som pålægger dem tavshedspligt.

I det omfang en myndighed anmoder os om personoplysninger, vil vi efterkomme sådanne anmodninger, hvis det kræves ved lov, fx som led i en sag om forskelsbehandling.

Overførsel uden for EU/EØS

Vores brug af digitale tjenester (såsom rekrutteringsværktøjer med mulighed for, at du kan ansøge online via internettet) betyder, at vi engagerer teknologiudbydere, primært etableret inden for EU/EØS. Disse kan igen engagere underleverandører til forskellige tekniske tjenester. Hvis dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sker en sådan overførsel på grundlag af såkaldte standardkontraktbestemmelser, medmindre der sker en overførsel til et land, for hvilket der foreligger en beslutning fra EU-kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Med hensyn til anvendelsen af standardkontraktbestemmelser for overførsel til tredjelande anvendes modul II inden for rammerne af disse bestemmelser, hvis den leverandør, som vi indgår kontrakt med, er etableret uden for EU, og modul III, hvis leverandøren er etableret inden for EU.

Relevante beslutninger fra EU-kommissionen er tilgængelige bl.a. via tjenesten EUR -Lex. Herunder specifikt Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914 af 4. juni 2021 om standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679.

Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares så længe jobansøgerens personoplysninger opbevares, herunder i op til 12 måneder, efter at kandidaten indsendte sin ansøgning eller længere, hvis der i denne periode indledes en retssag om ansættelse i en aktuel stilling eller vedrørende en anden juridisk procedure i forbindelse med rekrutteringen. Disse kriterier for opbevaring af jobansøgerens personoplysninger er baseret på Datatilsynets praksis. 

Dine rettigheder

Ifølge GDPR har du visse lovbestemte rettigheder i forhold til dine personoplysninger, som en dataansvarlig behandler.

  • Ret til information og indsigt – Du har ret til at modtage bekræftelse på, om personoplysninger om dig behandles, og i bekræftende fald også at få adgang til personoplysningerne og visse yderligere oplysninger om behandlingen.
  • Ret til berigtigelse – Hvis du mener, at personoplysningerne vedrørende dig er forkerte eller ufuldstændige, kan du anmode om at få personoplysningerne rettet eller suppleret.
  • Ret til begrænsning – I nogle tilfælde, fx hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen, har du mulighed for at kræve begrænsning i behandlingen af dine personoplysninger. Ved at anmode om en begrænsning har du en vis periode mulighed for at forhindre os i at behandle personoplysningerne, med undtagelse af fx når det er nødvendigt for os, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 
  • Ret til sletning – Du har ret til at kontakte den dataansvarlige og anmode om, at de personoplysninger, som vedkommende behandler, slettes. Vi vil imødekomme en sådan anmodning, medmindre vi har et retsgrundlag for at gøre indsigelse mod sletningen, og vi vil i så fald informere dig herom.
  • Ret til dataportabilitet – Når du har givet personoplysninger i et struktureret, almindeligt brugt og maskinlæsbart format, behandlingen er baseret på samtykke eller en aftale med dig og behandlingen foretages automatisk, har du ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig. 
  • Ret til at klage til myndighed – Du har ret til at klage til din nationale databeskyttelsesmyndighed (i Danmark Datatilsynet). Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på deres hjemmeside her: Datatilsynet.
  • Ret til at trække samtykke tilbage – Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække et sådant samtykke tilbage (uden at dette berører lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykket, før det blev trukket tilbage).
  • Ret til indsigelse med hjemmel i interesseafvejningsreglen – Når behandling sker på grundlag af den såkaldte interesseafvejningsregel (dvs. i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Hvis vi ikke kan påvise, at der er vægtige legitime grunde til at fortsætte behandlingen af dine personoplysninger eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, skal vi ophøre med behandlingen.
  • Ret til indsigelse mod direkte markedsføring – Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis disse behandles med henblik på direkte markedsføring. Derefter må personoplysningerne ikke længere behandles til det pågældende formål.

 

Kontaktoplysninger og yderligere oplysninger

Kontaktoplysninger om den dataansvarlige: 

Q8 Danmark A/S
Arne Jacobsens Allé 7
2300 København S
CVR-nr. 61 08 29 13

Hvis du ikke er sikker på, hvem der er den dataansvarlige, eller ikke har vedkommendes kontaktoplysninger, kan du altid kontakte OKQ8 Kundeservice for yderligere oplysninger. 

Kontaktoplysninger om databeskyttelsesrådgiveren: 

Databeskyttelsesrådgiver OKQ8 
E-mail: dso@okq8.se
Postadresse: Databeskyttelsesrådgiver Sveavägen 155, boks 23900, 
704 35 Stockholm Sverige

I tilfælde, hvor den dataansvarlige selv har en anden databeskyttelsesrådgiver, og du ikke modtager kontaktoplysninger om vedkommende på anden vis, kan OKQ8's databeskyttelsesrådgiver hjælpe dig med at komme i kontakt med vedkommende. 

Hvis du ønsker at gøre dine lovbestemte rettigheder gældende, bedes du sende en anmodning til Q8’s kundeservice. 

Q8 Danmark A/S
Arne Jacobsens Allé 7
2300 København S
Att: Kundeservice

Her kan du finde flere oplysninger og mulighed for at læse vores privatlivspolitik.

Find information til jobansøgere her.